Prowadzenie własnej działalności jest sporym wyzwaniem, a jeśli na dodatek samodzielnie zajmujemy się sprawami księgowymi, istnieje spore ryzyko popełnienia błędu, zwłaszcza jeśli nie mamy wystarczającej ilości czasu, aby zagłębić się w niektóre tematy. W tym miejscu warto jednak zaznaczyć, że błędy mogą zdarzyć się absolutnie każdemu. Kluczem jest jednak ich odpowiednio szybkie usunięcie, aby nie dały o sobie znać w momencie płacenia podatków czy kontroli. Jakie błędy zdarzają się najczęściej? W czym może pomóc nam biuro rachunkowe i o jakich zasadach trzeba pamiętać w pierwszej kolejności?
Błędy związane z kosztami uzyskania przychodu
Wielu przedsiębiorców za wszelką cenę próbuje maksymalnie obniżyć wartość podatku dochodowego do zapłaty, w tym celu szukając jak największej liczby kosztów. Niestety to generuje spore ryzyko zaliczenia niewłaściwych wydatków. Część osób kwalifikuje koszty, które są częściowo związane z działalnością gospodarczą, a częściowo z życiem prywatnym. Biuro rachunkowe analizuje tego typu wydatki bardzo szczegółowo i przykładowo odlicza tylko część kwoty, np. za paliwo. Kwestie związane z posiadaniem firmowego samochodu, który jest również wykorzystywany do celów prywatnych trzeba koniecznie skonsultować ze specjalistami.
Błędy w rozliczeniach przekładają się na niewłaściwą kwotę podatku dochodowego. W razie kontroli, przedsiębiorca będzie musiał również sporo tłumaczyć się z tego typu wydatków.
Nieterminowe rozliczenia z urzędem skarbowym
Nadmiar obowiązków oraz koncentrowanie się na innych aspektach działalności sprawia, że właściciel firmy może zapomnieć o konieczności opłacenia podatku dochodowego lub VAT w konkretnym terminie lub wysłaniu deklaracji. Niestety, błędy w tym zakresie wiążą się z koniecznością zapłacenia grzywny, której wysokość jest uzależniona od liczby spóźnionych dni. Ewentualne korekty również muszą być wykonane w odpowiednim terminie. Biuro rachunkowe szczególnie dba o te kwestie. Cały proces jest znacznie ułatwiony w sytuacji gdy przedsiębiorca oraz księgowy korzysta z możliwości jakie niesie ze sobą e-księgowość.
Bałagan w dokumentacji
Prawidłowa archiwizacja dokumentów i dowodów księgowych może być sporym wyzwaniem dla wielu osób, zwłaszcza jeśli tego typu papierów jest sporo. Zła organizacja pracy i bałagan w dokumentach mogą mieć bardzo poważne konsekwencje jeśli firma zostanie skontrolowana przez urząd skarbowy. Kluczem jest odpowiednia segregacja oraz przechowywanie papierów w bezpiecznym miejscu. W przeciwnym wypadku może się bowiem okazać, że jest problem z chronologią lub co gorsze, niektóre dowody księgowe zaginęły. Biuro rachunkowe zajmuje się księgowaniem zarówno w wersji fizycznej, jak i elektronicznej. Dzięki temu, ryzyko błędu jest znacznie mniejsze. Co więcej, nawet jeśli jakikolwiek dokument uległby zniszczeniu lub zaginął, zawsze dysponujemy wersją elektroniczną.
Obecnie zdecydowana większość faktur jest wysyłana drogą mailową, co jednocześnie pozwala ograniczyć konieczność gromadzenia dużej liczby papierów. Osoby, które świadczą usługi księgowe korzystają także z możliwości chmury, co zapewnia jeszcze większe bezpieczeństwo w tym aspekcie.
Polski system podatkowy oraz normy prawne związane z prowadzeniem księgowości mogą być prawdziwym wyzwaniem, zwłaszcza dla osób, które do tej pory nie miały do czynienia z takimi zagadnieniami. Co za tym idzie, ryzyko popełnienia błędu jest naprawdę spore. Nie warto jednak narażać się na niepotrzebny stres i lepiej powierzyć ten aspekt działalności profesjonalistom.
