Co to jest wirtualne biuro?
Biuro Wirtualne (inaczej nazywane e-biuro bądź instant office) jest usługą wynajęcia adresu do prowadzenia działalności świadczona przez firmy posiadające przestrzeń biurową oraz kadrę pracowników biurowych. Zakres świadczonej usługi różni się w każdej firmie. Jedni udostępniają swój adres wyłącznie do wykorzystywania przy rejestracji działalności i innych spraw związanych z urzędami. Zatem są też takie rozwiązania, kiedy biuro pod wskazanym adresem pełni rolę sekretariatu, czyli odbiera telefony, przyjmuje interesantów oraz skanują pocztę.
Początkujące przedsiębiorcy często mają wątpliwości czy wirtualne biuro jest legalnym sposobem na zapewnienie sobie miejsca prowadzenia działalności. Z pewnością możemy powiedzieć, że TAK, jest to legalnie. Ważne jednak, przed podpisaniem umowy o świadczenie takiej usługi jest sprawdzenie, czy firma świadcząca taką usługę ma zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim.
Kiedy warto zdecydować się na wirtualne biuro
Biuro wirtualne jest odpowiednim rozwiązaniem przede wszystkim dla osób, które nie potrzebują stacjonarnego miejsca pracy do swojej działalności, a jedynie do rejestracji firmy. Najczęściej z usług biura wirtualnego opłaca się korzystać, jeśli jest to:
- start-uper,
- freelancer,
- kancelaria podatkowe i prawne,
- mała bądź średnia firma otwierająca oddział w nowym mieście,
- sklepy internetowe,
- agencja marketingowa,
- firma szkoleniowa i rekrutacyjna,
- zagraniczna spółka.
Wirtualne biuro – zalety
Jak każde zjawisko wirtualne biuro ma swoje wady i zalety. Mimo tego, że dużo przedsiębiorców korzysta z biura wirtualnego. Zachęcamy do zapoznania się z listą wad i zalet zanim podejmiesz decyzję czy jest to rozwiązanie odpowiednie do twoich potrzeb.
1. Wysokość opłat
Jako główną zaletę większość przedsiębiorców uważa oszczędzanie kosztów na wynajmie tradycyjnego biura. Chociaż ceny za wirtualne biuro są różne, ale i tak nie przekraczają kilkuset złotych. Co stanowi zdecydowanie mniej niż wynajem nawet najmniejszego biura w Warszawie.
2. Outsourcing usług biurowych i księgowych
Wynajem e-biura można też połączyć z outsourcingiem innych usług. W praktyce najczęściej jest to księgowość. VAVICOM także oferuje usługę wynajmu instant office dla Twojej działalności gospodarczej lub spółki. W ramach usługi odbieramy pocztę oraz przesyłamy skany na maila.
3. Wpisanie opłat w koszty
Jeśli mówimy o oszczędzaniu to raczej zastanawiasz się dlaczego nie warto zarejestrować firmę we własnym mieszkaniu. Istotna przewaga polega na tym, że jest możliwość zaksięgowania opłat za biuro wirtualne w koszty uzyskania przychodów. Co zatem obniży Ci naliczony podatek dochodowy.
4. Oszczędność na zakupie wyposażenia
Korzystając z e-biura także nie musisz ponosić koszty związane z wyposażeniem go, czyli meble, urządzenia biurowe, inne.
5. Prestiżowy adres
Zawsze marzyłeś o firmie w centrum miasta? Biuro wirtualne jest wspaniałym rozwiązaniem by nie płacić miliony za ładną wizytówkę firmy. Oprócz tego czasami jest możliwość umieszczenia logo firmy w specjalnie przystosowanym do tego miejscu w biurowcu jak i na stronie internetowej wirtualnego biura, co służy dobrą reklamą.
6. Sale konferencyjne do dyspozycji
Najczęściej w ramach usługi wirtualnego biura także masz dostęp do sali konferencyjnej, po wcześniejszej rezerwacji. Więc zawsze masz zagwarantowane miejsce, gdzie możesz spotkać się z potencjalnym Kontrahentem.
7. Migracja podatkowa
Ostatnia zaleta, ale raczej najbardziej życiowa i praktyczna jest możliwość migracji podatkowej. Nie będziemy ukrywać, że urzędy w niektórych miastach mają różne opinie. W takim razie skorzystanie z usługi e-Biura pozwala migrować do innego urzędu skarbowego.
Wady wirtualnego biura
1. Warunki współpracy
Nie jest to koniecznie wadą, ale warto podkreślić, że każda firma bardzo odmienne warunki współpracy. Zalecamy dokładnie zapoznać się z regulaminem / umową współpracy. Przykładowe ograniczenia w warunkach współpracy mogą dotyczyć częstotliwości odbierania poczty i określonej liczby odbieranych telefonów w ciągu miesiąca. Czasem rozwiązaniem jest wykupienie większego abonamentu.
2. Prestiż
Prestiż biura to miecz obosieczny. Tak jak możesz podnieść atrakcyjność firmy poprzez wynajem biura w centrum dużego miasta, tak też możesz wiele stracić, jeśli wybierzesz ofertę firmy-krzak, mieszczącej się w jednym pokoju w małej miejscowości.
3. Zmienność prawa
Polskie prawo ciągle się zmienia. Obecnie korzystanie z usługi wirtualnego biura jest jak najbardziej legalne, ale nigdy nie wiemy co się zadzieje się za kilka lat. Więc warto to zawsze mieć na uwadze.
Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy na wirtualne biuro
- Czy firma posiada prawo własności do oferowanego budynku – jest to najbardziej istotna rzecz do sprawdzenia przed podpisaniem umowy. Natomiast jeśli firma nie jest własnością firmy, to należy sprawdzić umowę najmu, czy jest ta firma upoważniona do wynajmu lokalu osobom trzecim.
- Czas wypowiedzenia umowy – jak przy podpisaniu każdej umowy, warto zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia umowy. Nigdy nie wiesz, co może się zmienić w przyszłości, więc warto przejrzeć się na ile są elastyczne warunki.
- Lokalizacja, standard budynku i biura – jak już wyżej było wspomniane lokalizacja może mieć bezpośredni wpływ na prestiż w pozycjonowaniu firmy. Najlepiej poświęcić trochę czasu, by wybrać się i zobaczyć biuro i lokalizację, by nie okazało się, że jest to piwnica bez okien w starej kamienicy.
- Co-Working – jeśli do swojej pracy potrzebujesz przestrzeni biurowej, to warto sprawdzić czy oferta zawiera możliwość korzystania z co-workingu oraz jakie są warunki z korzystania z tej przestrzeni.
- Opinie o wirtualnym biurze – ostatnie, ale nie mniej ważne, jest sprawdzenie aktualnych opinii o tym biurze.
Nasze oddziały: Józefosław / Piaseczno
