W codziennej pracy często spotykamy się z różnymi błędami w wystawionych fakturach VAT kontrahentów. Dzisiaj chcielibyśmy przybliżyć temat najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur VAT. Głównym powodem poruszenia tego tematu na naszym blogu jest zapowiedziany obowiązek wysyłania e-faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Chociaż prawdopodobnie do 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozostanie rozwiązaniem dla chętnych, ważne jest zwrócić uwagę już teraz czy poprawnie wystawiamy faktury. Przyjrzyjmy się zatem bliżej najczęstszej popełnianym błędom przy wystawianiu faktur VAT.
Brak właściwej numeracji
Jeden z najczęściej spotykanych błędów w fakturach VAT jest numeracja, a właściwie brak jej ciągłości. Ustawa wyraźnie wskazuje, że faktura musi zawierać numer kolejny do poprzedzającej. W uniknięciu błędów w numerowaniu pozwoli wprowadzenie kilku zasad:
- zastosowanie wygodnego i przejrzystego schematu numerowania (np. NR Faktury/Miesiąc/Rok);
- prowadzenie osobnej numeracji dla różnych działów;
- blokada możliwości ręcznej zmiany numeru.
Brak właściwej daty
Data faktury jest elementem obowiązkowym. Częstym błędem jest jednak niewłaściwe daty faktury lub ich całkowity brak. Poprawnie wystawiona faktura musi mieć: Datę wystawienia (zgodnie z prawem faktury można wystawiać do 15 dnia następnego miesiąca), Datę sprzedaży oraz Termin płatności.
Brak wskazanych stawek VAT
Czasami też spotykamy się z tym, że na fakturze nie są zaznaczone stawki VAT. Szczególnie jeśli chodzi o stawkę 0%, Zwolnioną bądź NP (nie podlega opodatkowaniu). Można przypuścić, że wynika to z braku wiedzy osób uprawnionych do wystawiania faktur. Chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się, że nie ma wielkiej różnicy między tymi stawkami, ale one są i do tego bardzo ważne. O różnicach tych stawek możesz zapoznać się na naszym Instagramie.
Niezbędne elementy faktury
By poprawnie wystawić fakturę VAT należy najpierw zapoznać się z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w którym zostały opisane wszystkie obowiązkowe składowe dokumentu, a są to m.in.:
- numer, który pozwoli na identyfikację dokumentu (ważne jest zachowanie ciągłości numeracji);
- nazwy lub dane pozwalające na identyfikację stron transakcji;
- data wystawienia;
- data dokonania lub zakończenia usług lub dostawy towarów;
- numery NIP (sprzedawcy, jak i klienta);
- nazwę usługi lub towaru;
- miarę dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
- cenę netto;
- stawkę podatku;
- kwoty obniżek cen i rabatów;
- kwotę podatku;
- ogólną kwotę należności;
- określenie rodzaju dokumentu.
Spełnienie tych wymagań pozwoli na uniknięcie niektórych możliwych błędów przy wystawianiu faktury. Pamiętaj, że korzystanie z Panelu Klienta VAVICOM w dużej mierze przygotowuje Cię do poprawnego wystawiania faktur zgodnie z KSeF.
