Obecnie wśród przedsiębiorców jest dużo rozmów co do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Co do jednego wszyscy są zgodni, że jest to spora zmiana. Dzisiaj chcielibyśmy przybliżyć możliwe zalety i wady obligatoryjnego wystawienia faktur za pośrednictwem KSeF’u.
Potencjalne plusy Krajowego Systemu e-Faktur
#1 Oszczędność czasu i kosztów
Korzystanie z KSeF eliminuje konieczność drukowania, wysyłania i przechowywania tradycyjnych faktur papierowych. Dzięki temu możesz zaoszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnym procesowaniem dokumentów. Archiwizacja faktur będzie teraz zadaniem Ministerstwa Finansów. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat.
#2 Szybszy zwrot podatku VAT
Obecnie na zwrot podatku VAT przedsiębiorca czeka standardowo do 60 dni. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur skróci ten czas do maksymalnie 40 dni.
#3 Przepływ faktur między wystawcą i nabywcą będzie usprawniony
Znikną duplikaty faktur, bo Krajowy System e-Faktur ma być gwarantem, że nabywca towaru, czy usługi na pewno otrzyma fakturę.
#4 Mniej biurokracji
Dzięki KSeF zniknie obowiązek przekazywania na żądanie Urzędu Skarbowego plików JPK_FA.
#5 Mniej okazji do omijania prawa
Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF powinien – przynajmniej w teorii – ograniczyć liczbę oszustw podatkowych
Potencjalne minusy Krajowego Systemu e-Faktur
#1 Awarie systemu
Krajowy System e-Faktur będzie bez wątpienia jednym z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych. A to – zwłaszcza na początku obligatoryjnego wystawiania faktur za pośrednictwem tej platformy – zwiastuje z dużym prawdopodobieństwem liczne przestoje i awarie systemu.
#2 Niejasne przepisy
Procedury, dotyczące wystawiania, przesyłania i przyjmowania faktur w sytuacji awarii systemu lub brak dostępu do internetu, mogą być kłopotliwe w stosowaniu. Trzeba też pamiętać o braku marginesu błędu przy wystawianiu faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Nie da się już „anulować faktury”, czy zmienić błędnych danych, jeśli faktura została już wysłana do systemu.
#3 Wysokie kary
Kary za niewystawienie lub nieprzekazanie e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur mogą wynieść nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze, która została wystawiona poza systemem.
#4 Potrzeba dostosowania procesów biznesowych
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może wymagać pewnych zmian w procesach biznesowych, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo używało dotychczas tradycyjnych faktur papierowych. Konieczne może być dostosowanie systemów księgowych, szkolenie pracowników i wprowadzenie nowych procedur.
#5 Ryzyko cyberprzestępstw
Korzystanie z systemu elektronicznych faktur wiąże się z ryzykiem cyberataków i wycieku danych. Konieczne jest zabezpieczenie dostępu do systemu oraz przechowywanych danych, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia poufności informacji.
